Aby praca była wykonywana sprawnie, szybko i bez zbędnych problemów, muszą zostać stworzone ku temu odpowiednie warunki. Niezbędne jest zapewnienie podstawowych narzędzi oraz komfortu potrzebnego zatrudnianemu personelowi. W co należy wyposażyć biuro, aby odnieść zamierzone efekty? Co przyda się kadrze i pomoże jej realizować zawodowe obowiązki bardziej efektywnie?
Podstawa to urządzenia elektroniczne, które są na tyle zaawansowane technologicznie, by umożliwić bezproblemową wymianę plików z kontrahentami czy klientami. Mowa tutaj nie tylko o komputerach, drukarkach i wielofunkcyjnym sprzęcie pełniącym rolę kserokopiarki i skanera. To również specjalistyczne oprogramowanie służące do tworzenia dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, projektów graficznych czy prezentacji. Trudno wyobrazić sobie jakiekolwiek współczesne biuro bez dostępu do Internetu czy dobrze rozwiniętej sieci komunikacyjnej w postaci telefonów przenośnych i stacjonarnych. Efektywność pracowników wzrośnie, gdy będą mogli korzystać ze wspólnego dysku, na którym będą udostępniane przydatne materiały tworzone przez całą kadrę. Ciekawą opcją jest także używanie inteligentnego programu pocztowego, który umożliwi szybkie wysyłanie wiadomości zarówno wewnątrz firmy, jak i prowadzenie korespondencji z podmiotami zewnętrznymi. Jednym z przykładów takiego rozwiązania jest MDaemon mail. W biurze muszą znaleźć się oczywiście miejsca, które pozwolą spędzić przerwę i naładować się na dalszą część pracy. Chodzi tutaj o pomieszczenie socjalne, jadalnię czy kuchnię.
