Prowadzenie firmowego biura to niezwykle wymagające zadanie. Jednym z kluczowych priorytetów jest zagwarantowanie pracownikom sprawnej i bezawaryjnej telekomunikacji. Głównym punktem biurowej sieci powinna być specjalna centralka telefoniczna, która w znacznym stopniu pomaga kierować ruchem wszelkich połączeń – zarówno przychodzących, jak i wychodzących. Jej ogromną zaletą jest to, że nie wymaga uruchamiania oddzielnych linii dla każdego użytkownika z osobna.
Centralki telefoniczne dzielą się na analogowe oraz typu VoIP. Te pierwsze to tradycyjne linie, w których połączenia odbywają się wyłącznie fizycznie, czyli z wykorzystaniem klasycznych telefonów stacjonarnych i kabli. W tym przypadku mamy do czynienia z mocno ograniczoną funkcjonalnością, obejmującą w zasadzie jedynie pocztę głosową, a także możliwość identyfikacji numeru czy prowadzenia rozmów międzynarodowych. Z kolei w centrali typu VoIP połączenia odbywają się za pomocą łączy internetowych, co w znacznym stopniu ułatwia komunikację. Wyróżniamy wersję miejscową i wirtualną. W miejscowej kluczową rolę odgrywa telefon internetowy IP oraz serwer znajdujący się biurze. Dzięki stałemu dostępowi do tych elementów można je dowolnie konfigurować. Centrala wirtualna różni się natomiast tym, że serwer jest zlokalizowany u operatora, którego zadaniem jest jego regularne serwisowanie. Do głównych korzyści wynikających z użytkowania technologii VoIP zaliczamy bardzo wysoką jakość połączeń, gwarancję sporej oszczędności (niskie rachunki miesięczne), brak uzależnienia od elektryczności oraz możliwość prowadzenia rozmów video czy automatycznego podziału połączeń.
